šéfbot s.r.o.
IČ: 08378169
se sídlem Radlická 180/50, Smíchov, 150 00 Praha 5
společnost zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 317972
e-mail: jan.ruzicka@sefbot.cz
webová stránka: https://sefbot.cz/ (dále je „Webová stránka“)
(dále jen „Společnost“)
v rámci své činnosti spravuje a zpracovává osobní údaje níže uvedených subjektů. Tyto zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) informují subjekty údajů o okolnostech zpracování jejich osobních údajů a o právech, která ve vztahu k tomuto zpracování mají.
1. SUBJEKTY ÚDAJŮ, ÚČELY, ROZSAH, DOBA A PRÁVNÍ DŮVOD ZPRACOVÁNÍ
A. ZÁKAZNÍCI
Společnost provádí jako správce zpracování osobních údajů zákazníků za účelem, v rozsahu, z právního důvodu a po následující doby:
a. Účel: Jednání o uzavření smlouvy o poskytování online služeb, uzavření této smlouvy a plnění této smlouvy.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, IČO/RČ, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, číslo bankovního účtu, podpis.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
Doba: Po dobu nezbytnou pro jednání o uzavření smlouvy a plnění smlouvy.
b. Účel: Účetní a daňové účely a plnění archivační povinnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, IČO/RČ, adresa, podpis, číslo bankovního účtu.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na Společnost kladeny zákonem.
Doba: Po dobu nezbytnou 10 let, ledaže právní předpisy stanoví lhůty delší.
c. Účel: Vymáhání případných nároků Společnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, IČO/RČ, adresa, podpis.
Právní důvod: Oprávněný zájem.
Doba: Po dobu trvání smlouvy a po jejím skončení po dobu běhu promlčecích lhůt.
d. Účel: Zasílání nevyžádaných obchodních sdělení.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení a e-mailová adresa.
Právní důvod: Oprávněný zájem (přímý marketing).
Doba: Po dobu 2 let.
B. ZAMĚSTNANCI – PRACOVNÍ SMLOUVA
a. Účel: Jednání o uzavření pracovní smlouvy, uzavření této smlouvy a plnění této smlouvy.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, titul, RČ/datum narození, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, podpis, informace o zdravotním stavu (povinné lékařské prohlídky), číslo bankovního účtu.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
Doba: Po dobu nezbytnou pro jednání o uzavření smlouvy a plnění smlouvy.
b. Účel: Účetní, mzdové a daňové účely a plnění archivační povinnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, RČ/datum narození, adresa, rodinný stav (informace o počtu dětí, informace o manželu/ce), název a kód zdravotní pojišťovny, číslo pojištěnce, podpis.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na Společnost kladeny zákonem.
Doba: Po dobu nezbytnou, maximálně 30 let, ledaže právní předpisy stanoví lhůty jiné.
c. Účel: Vymáhání případných nároků Společnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, RČ/datum narození, adresa, podpis.
Právní důvod: Oprávněný zájem.
Doba: Po dobu trvání smlouvy a po jejím skončení po dobu běhu promlčecích lhůt.
C. ZAMĚSTNANCI – DOHODY O PRÁCI KONANÉ MIMO PRACOVNÍ POMĚR
d. Účel: Jednání o uzavření dohody o práci konané mimo pracovní poměr (dále jen „dohoda“), uzavření této dohody a plnění této dohody.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, titul, RČ/datum narození, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, podpis, číslo bankovního účtu.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění dohody, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením dohody na žádost tohoto subjektu údajů.
Doba: Po dobu nezbytnou pro jednání o uzavření dohody a plnění dohody.
e. Účel: Účetní, mzdové a daňové účely a plnění archivační povinnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, RČ/datum narození, adresa, podpis, číslo bankovního účtu.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na Společnost kladeny zákonem.
Doba: Po dobu nezbytnou, maximálně 10 let, ledaže právní předpisy stanoví lhůty jiné.
f. Účel: Vymáhání případných nároků Společnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, RČ/datum narození, adresa, podpis.
Právní důvod: Oprávněný zájem.
Doba: Po dobu trvání dohody a po jejím skončení po dobu běhu promlčecích lhůt.
D. DODAVATELÉ
Společnost provádí jako správce zpracování osobních údajů dodavatelů za účelem, v rozsahu, z právního důvodu a po následující doby:
a. Účel: Jednání o uzavření smlouvy s dodavatelem, uzavření této smlouvy a plnění této smlouvy.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, IČO, sídlo, telefonní číslo, e-mailová adresa, číslo bankovního účtu, podpis.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
Doba: Po dobu nezbytnou pro jednání o uzavření smlouvy a plnění smlouvy.
b. Účel: Účetní a daňové účely a plnění archivační povinnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, IČO, sídlo, číslo bankovního účtu, podpis.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na Společnost kladeny zákonem.
Doba: Po dobu nezbytnou 10 let, ledaže právní předpisy stanoví lhůty delší.
c. Účel: Vymáhání případných nároků Společnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, IČO, sídlo, podpis.
Právní důvod: Oprávněný zájem.
Doba: Po dobu trvání smlouvy a po jejím skončení po dobu běhu promlčecích lhůt.
E. NÁVŠTĚVNÍCI WEBOVÉ STRÁNKY
Společnost provádí jako správce zpracování cookies ve vztahu k návštěvníkům Webové stránky.
Cookies jsou textové soubory obsahující malé množství informací, které se při návštěvě Webové stránky stáhnou do mobilu, počítače nebo jiného zařízení návštěvníka Webové stránky. Při každé další návštěvě Webové stránky se potom soubory cookies zasílají zpět na původní Webovou stránku nebo na jinou stránku, která cookies rozpozná. Zjednodušeně řečeno – pomocí cookies si Webová stránka ukládá informace o návštěvě Webové stránky.
Webová stránka používá různé kategorie souborů cookies pro různé účely. Nezbytné cookies jsou nezbytné pro základní funkčnost Webové stránky. Tedy aby Webová stránka mohla plnit svou základní funkci, bez těchto cookies se Společnost neobejde. Nezbytné cookies může Společnost zpracovávat bez souhlasu návštěvníka Webové stránky. Všechny ostatní cookies může Společnost zpracovávat pouze se souhlasem návštěvníka Webové stránky, který může návštěvník Webové stránky kdykoliv odvolat (odmítnout) v nastavení cookies. Odvolání nebo neudělení souhlasu však může mít vliv na procházení Webové stránky.
F. OSOBA, KTERÁ SPOLEČNOST KONTAKTUJE
Společnost provádí jakožto správce zpracování osobních údajů osob, které Společnost kontaktují e-mailem, telefonicky nebo prostřednictvím webového formuláře na Webové stránce, za účelem, v rozsahu, z právního důvodu a po následující doby:
a. Účel: Zodpovězení dotazů dotazující se osoby.
Rozsah údajů: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo případně obchodní firma, IČ, sídlo.
Právní důvod: Oprávněný zájem na poskytnutí odpovědi.
Doba: Nezbytně nutná pro zodpovězení dotazu a navazující komunikaci.
G. JEDNATEL A SPOLEČNÍK
Společnost provádí zpracování osobních údajů o jednateli a společnících Společnosti za účelem, v rozsahu, z právního důvodu a po následující doby:
a. Účel: Správa korporátních záležitostí.
Rozsah údajů: Jméno a příjmení, datum narození příp. rodné číslo, bydliště a trvalý pobyt, e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na Společnost kladeny zákonem.
Doba: Po dobu nezbytně nutnou.
b. Účel: Účetní a daňové účely, plnění archivační povinnosti.
Rozsah údajů: Jméno a příjmení, datum narození příp. rodné číslo, bydliště a trvalý pobyt, číslo bankovního účtu, rodinný stav (informace o počtu dětí, informace o manželu/ce), název a kód zdravotní pojišťovny, číslo pojištěnce, podpis.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování pro splnění právních povinností, které jsou na Společnost kladeny zákonem.
Doba: Po dobu nezbytně nutnou, 10 let, ledaže právní předpisy stanoví lhůty delší.
H. KONCOVÍ UŽIVATELÉ ONLINE SLUŽBY
Společnost provádí jako zpracovatel zpracování osobních údajů koncových uživatelů online služby za účelem, v rozsahu, z právního důvodu a po následující doby:
a. Účel: Umožnění koncovému uživateli online služby zanechat v online službě pro zákazníka kontaktní údaje v uživatelem zvoleném (a zákazníkem předem navrženém rozsahu).
Rozsah údajů: V rozsahu zvoleném koncovým uživatelem, většinou jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy o poskytování online služeb, jejíž smluvní stranou je zákazník.
Doba: Po dobu trvání smlouvy o poskytování online služby.
I. ČLEN STATUTÁRNÍHO ORGÁNU NEBO JINÁ OSOBA OPRÁVNĚNÁ JEDNAT O UZAVŘENÍ A PODMÍNKÁCH SMLOUVY O POSKYTOVÁNÍ ONLINE SLUŽEB, PŘÍPADNĚ ZMĚNĚ PODMÍNEK SMLOUVY A KE KOMUNIKACI TÝKAJÍCÍ SE PLNĚNÍ SMLOUVY NA STRANĚ ZÁKAZNÍKA
Společnost provádí jako zpracovatel zpracování osobních údajů členu statutárního orgánu nebo jiné osoby oprávněné jednat o uzavření a podmínkách smlouvy o poskytování online služeb, případně změně podmínek smlouvy a ke komunikaci týkající se plnění smlouvy na straně zákazníka, a to za účelem, v rozsahu, z právního důvodu a po následující doby:
a. Účel: Jednání o uzavření, podmínkách případně změně podmínek smlouvy o poskytování online služeb a komunikace týkající se plnění smlouvy.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis.
Právní důvod: Nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
Doba: Po dobu nezbytnou pro jednání o uzavření, podmínkách případně změně podmínek smlouvy a po dobu průběhu komunikace týkající se plnění smlouvy.
b. Účel: Vymáhání případných nároků Společnosti.
Rozsah údajů: Jméno, příjmení.
Právní důvod: Oprávněný zájem.
Doba: Po dobu trvání smlouvy a po jejím skončení po dobu běhu promlčecích lhůt.
2. DOBROVOLNOST POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ
Subjekt údajů poskytuje Společnosti své osobní údaje dobrovolně. Neposkytnutí osobních údajů může ovlivnit způsobilost Společnosti uzavřít smlouvu nebo poskytnout subjektu údajů plnění, které jsou založeny na nezbytné znalosti informací o subjektu údajů, včetně osobních údajů.
3. ZPRACOVATELÉ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Zpracovatelé osobních údajů:
• Amazon Web Services
Berte ovšem prosím na vědomí, že s ohledem na měnící se osoby poskytovatelů některých služeb není možné uvést všechny současné a budoucí zpracovatele osobních údajů jmenovitě. Výše uvedený seznam zpracovatelů se proto může v čase měnit.
Společnost nepředává osobní údaje do třetí země (mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.
4. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost a případně jeho zpracovatelé osobní údaje zpracovávají manuálně (v elektronické podobě) a elektronicky automatizovanými prostředky.
5. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Pro zabezpečení osobních údajů dělá Společnost maximum tak, aby byly zabezpečeny proti zneužití. V rámci činnosti Společnosti bude Společnost i nadále činit vše, co je v jejích silách, aby k takovému bezpečnostnímu incidentu nedošlo, a bude vždy využívat pouze spolehlivá technická řešení.
Vždy však existuje určité riziko, že by mohlo dojít k uniku osobních údajů či k jejich zneužití nebo ztrátě. Pokud by i přes nejlepší snahu Společnosti došlo k bezpečnostnímu incidentu a tento incident by mohl znamenat vysoké riziko pro práva a svobody subjektu údajů, Společnost neprodleně o takové skutečnosti informujeme subjekt údajů prostřednictvím poskytnuté e-mailové adresy a zveřejněním takové informace na Webové stránce včetně veškerých nutných podrobností.
6. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
Subjekt údajů má následující práva:
a) Právo na přístup k osobním údajům
Subjekt údajů má právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:
- účely zpracování osobních údajů;
- kategorie dotčených osobních údajů;
- příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
- plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
- existence práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
- právo podat stížnost u dozorového úřadu;
- veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů.
Subjekt údajů má dále právo žádat od Společnosti kopii zpracovávaných osobních údajů, nebudou-li tím nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Za další kopie na žádost subjektu údajů může Společnost účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob.
b) Právo na opravu
Subjekt údajů má právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
c) Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)
Subjekt údajů má právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a Společnost má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z těchto důvodů: - osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
- subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
- subjekt údajů vznese oprávněné námitky proti zpracování osobních údajů;
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky;
- osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě souhlasu, který udělilo dítě.
d) Právo na omezení zpracování
Subjekt údajů má právo na to, aby Společnost omezila zpracování, v kterémkoli z těchto případů: - subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
- zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
- Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
e) Právo na přenositelnost osobních údajů
Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Společnost bránila, a to v případě, že: - zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo jde o zpracování osobních údajů pro účely uzavření a plnění smlouvy se subjektem údajů; a současně
- zpracování se provádí automatizovaně.
Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má subjekt údajů právo na to, aby osobní údaje byly předány Společností přímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné. Právem na přenositelnost osobních údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob
f) Právo vznést námitku
Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Pokud subjekt údajů vznese oprávněnou námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu nebo profilování, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
Námitka bude vyhodnocena a následně Společnost subjektu údajů sdělí, zda námitce bylo vyhověno a údaje Společnost nebude nadále zpracovávat nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.
g) Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí, vč. profilování
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování (tj. jakékoliv formě automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k subjektu údajů), které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká. Toto právo se nepoužije, pokud je automatizované rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi subjektem údajů a Společností nebo je založeno na výslovném souhlasu subjektu údajů; v těchto případech však má subjekt údajů právo na lidský zásah do automatizovaného rozhodnutí ze strany Společnosti, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout automatizované rozhodnutí.
h) Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Subjekt údajů má právo podat stížnost proti zpracování svých osobních údajů Společností u dozorového úřadu, kterým je pro ČR Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
8. Závěrečná ustanovení
Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.
Společnost je oprávněna jednostranně měnit tyto zásady ochrany a zpracování osobních údajů.
Tyto zásady ochrany a zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 4.8.2019