Chatbot pro samosprávy (eGovernment)

Proč by vaše samospráva měla mít chatbot?

Digitalizace komunikace samosprávy

Občan by měl mít možnost získat pro něj důležité informace on-line, aniž by fyzicky musel na radnici telefonovat nebo zajít.

Zlepšení dostupnosti informací pro občany

V rámci konceptu dostupné radnice je klíčové být schopen komunikovat skrze několik komunikačních kanálů tak, aby občan měl možnost pohodlně zjistit potřebné informace.

Efektivnější využití lidských zdrojů samosprávy

Samospráva má velké množství kompetencí, ale zdroje na vyřízení celkové agendy samosprávy nejsou neomezené. Proto je důležité repetitivně se vyskytující úkoly vyřizovat tak, aby vždy zbýval čas na složité a agilně se vyskytující úkoly.

Jak aktualizujeme obsah v chatbotu?

Snažíme se maximálně vyjít vstříc vaším potřebám v obsahu.
Abychom zajistili kompatibilitu s aktuální legislativou nabízíme aktuálně dvě možnosti návrhů změn:

Sledujeme informace

První a klíčová změna obsahu je v rámci konkrétních informací pro vaši samosprávu. V případě, že se změní kompetence konkrétního ORP, oboru nebo SDH, termíny svozu odpadů, informace ohledně školek a škol jsme vám k dispozici ohledně úprav, které můžeme v rámci maximálně dvou pracovních dnů zapracovat.

Posloucháme zpětnou vzbu

Jsme otevřeni ke změnám a rádi uvítáme inovativní intervence k celkovému schématu. Vaším požadavkem se bude zabírat přímo divize vývoje, kde po legislativní validaci můžeme nabídnout plošný update obsahující vaší inovaci.

Jak můžete chatbot propagovat?

Naším společným cílem je, aby byl nástroj automatický informační asistent využíván. Proto jsme vám k dispozici k veškeré konzultaci marketingových materiálů.

Společně s marketingovou agenturou a grafickými experty jsme společně připravili šablonové materiály pro sociální sítě jako např.: Facebook, Instagram, LinkedIn, dále máme připravené malé i velké plakáty, letáky, a dokonce i roll-upy.

Rádi Vám také pomůžeme s kompozicí tiskové zprávy, kde můžete sdělit občanům o automatickém informačním asistentovi.

Je k dispozici statistika využívání chatbotu?

Abychom společně lépe rozuměli tomu, jak je automatický informační asistent využíván a jaké
potřeby a informace si žádají vaši občani, vytvořili jsme interaktivní prostředí reportu, kde můžete
data blíže analyzovat.

Uvidíte tak, jestli občani využívají nástroj mimo pracovní dobu, počet zodpovězených dotazů, ale
také konkrétní témata a obsah otázek. Navíc umíme konkretizovat různé typy občanů, kteří náš
nástroj využijí. Občané navíc mají možnost zanechat zpětnou vazbu ohledně ohodnocení tohoto nástroje a návrh na zlepšení funkcionalit.

Funguje chatbot i na mobilu?

Mobilní zařízení jsou priorita našeho vývoje, snažíme se, aby i pro zrakově postižené občany bylo vše přístupné na mobilním zařízení. Díky podpoře i starších mobilních zařízení se můžeme chlubit tím, že v celkovém počtu konverzací máme více než 60 % otevření našeho nástroje na mobilních zařízení. Tento výzkum jsme v roce 2021 realizovali na více než 400 běžících implementacích, kde denně odbavíme tisíce konverzací.

Jaké jsou výhody chatbota oproti jiným informačním systémům (IS)?

Věříme v koncept otevřené radnice, kde si myslíme, že samospráva by ke komunikaci měla využívat různorodé nástroje. Každý komunikační kanál má totiž svá specifika. Jako hlavní nevýhodu mobilní aplikace vnímáme potřebu si aplikaci instalovat a případně také to se do ní registrovat. Z naší zkušenosti víme, že uživatelé jsou obezřetní ke stahování, ale hlavně k vkládání osobních údajů a mnoho jich to pak může odradit. Proto jsme náš nástroj koncipovali tak, abychom tyto bariéry pro využití našeho nástroje eliminovali.

Seznam témat zpracovaných v chatbotu pro samosprávu:

Doklady a dokumenty

Občanský průkaz (zřízení, změna, propadnutí, ztráta/odcizení, nalezení)
Cestovní doklad (zřízení, změna, propadnutí, ztráta/odcizení, nalezení)
Řidičský průkaz (vydání, odevzdání, změna, ztráta, nalezení)
Matriční doklady (rodný list, úmrtní list, oddací list)
Zbrojní průkaz
Rybářský lístek
Lovecký lístek
Oprávnění řidiče taxislužby
ZTP, TP, ZTP/P
Voličský průkaz

Bydlení a stavba

Hlášení trvalého pobytu
Ukončení trvalého pobytu
Zavedení adresy pro doručování
Poplatek z ubytovací kapacity
Doplatek na bydlení
Příspěvek na bydlení
Pronájem sociálního bytu
Daň z nemovitosti
Pořizování územních a regulačních plánů
Průkaz energetické náročnosti budovy
Stavební povolení
Výpis z katastru nemovitostí
Výstavba jímky/septiku
Povolení k výstavbě studny
Žádost o povolení demolice

Poplatky

Poplatek za psa
Poplatek za komunální odpad
Poplatek z kulturních a sportovních akcí
Poplatek za užívání veřejného prostranství
Správní poplatky – živnostenské podnikání
Poplatek z ubytovací kapacity
Hřbitovní služba

Vozidla

Řidičský průkaz
Zápis vozidla do registru vozidel
Zápis změny vlastníka
Zánik vozidla
Vyřazení silničního vozidla
Bodové hodnocení řidiče

Školství

Zápis do MŠ
Zápis do ZŠ
Odklad povinné školní docházky

Životní

Hlášení hvárií a závad
Žádost o povolení kácení dřevin
Povolení pro konání ohňostroje
Povolení pro rozdělávání ohně
Nefunkční lampa nebo semafor
Nakládání s nebezpečným odpadem
Svoz a platba za komunální a bio odpad

Zvířata

Poplatek za psa
Zatoulaný pes
Nalezený pes
Nález uhynulého zvířete

Dobrovolní hasiči

Obecné kontaktní informace

Živnostník

Ohlášení vzniku živnosti
Změny a doplnění údajů živnosti
Žádost o koncesi
Změna sídla společnosti
Přerušení živnosti
Správní poplatky – živnostenské podnikání

Co je od vás potřeba pro začátek spolupráce?

Schválit zadání pro chatbot

Nezbytné je doplnit konkrétní informace pro vaši samosprávu, jako např. kontakt na příslušné ORP, SDH, termíny svoz odpadu, informace ohledně školek a škol. Tyto informace vlastní iniciativou dohledáme a navrhneme jejich znění. Jedná se o jednostránkový dokument, který po vaší revizi využijeme k tvorbě automatického informačního asistenta. Rádi si případně k doplnění informací napíšeme nebo zatelefonujeme, abychom tento proces urychlili.

Spojit nás se správcem webu

Dále vše vytvoříme zcela samostatně. Díky již existujícím mechanismům máme legislativně správné a aktuální informace v rámci našeho předem připraveného řešení. Po vložení konkrétních informacích vám zašleme automatického informačního asistenta na uzavřené programátorské verzi, abyste si jej mohli dle libosti vyzkoušet spolu se zastupiteli a vedením samosprávy. Následně potřebujeme vaši součinnost pro předání kódů pro nasazení na webové stránky vaší samosprávy. Váš správce webu umístí kód na webové stránky a tím automatického informačního asistenta zprovozní. Rádi se s Vaším správce webu spojíme a vložení na web zařídíme za vás.